A feladatokat sokkal könnyebben oldjuk meg, ha részekre bontjuk és eldöntjük, hogy mivel kezdjük. A terveink megvalósítását nagymértékben segíti, ha egyszerre csak egy feladattal foglalkozunk, csak arra koncentrálunk.
Oké, de hogyan rangsoroljunk?
HA EGYEDÜL DOLGOZOL
Amikor egyedül dolgozik az ember, akkor a buborék módszer az egyik jó megoldás.
Először írj egy listát a feladataidból. Majd nézd meg az első két tételt. Melyik fontosabb neked?
A fejedben ezt jegyezd fel, mint az aktuális kiválasztottat. Most ugorj a listádon a következő tételre, és hasonlítsd össze az aktuális kiválasztottal.
Melyik a fontosabb? Amelyiket most előnyben részesíted, az lesz — vagy marad — az aktuális kiválasztott. Most ugorj a negyedik tételre, és hasonlítsd azt össze az aktuális kiválasztottaddal. Amelyik a fontosabb, az lesz új aktuális kiválasztott.
Folyamatosan hasonlítsd össze a soron következő tételeket az aktuális kiválasztottal, amíg a lista végére nem érsz. Ekkorra az aktuális kiválasztottadat már összevetetted minden másikkal, és mindegyiknél fontosabbnak minősítetted. Ezért ez lesz az egyes számú kiválasztottad, tehát írj mellé egy egyest. Ez az első feladat, amit meg akarsz valósítani.
A dolgok fontossági sorrendjének ilyetén meghatározását buborékmódszernek hívják, mert a legfontosabb elem úgy emelkedik fel a listán, akár buborék a pezsgőben.
HA CSAPATBAN DOLGOZOL
Mivel a csapatmunka során akkor tud mindenki elköteleződni, ha az ő véleménye is érvényre jutott, így érdemes összeszedni az aktuális feladatokat, azokat felírni egy táblára, és mindenki pontszámmal értékelheti őket fontosság szerint.
Mindenki kap 100 pontot és azt oszthatja el a feladatok, projektek között. Azoknak a feladatoknak kell adni a legtöbb pontot, amelyet a legfontosabbnak tart, vagy ami mellett a legjobban el tud köteleződni.
Ha mindenki elkészítette a saját pontelosztását, akkor azt összegezni kell egy közös táblázatban és a végére kialakul egy olyan súlyozott sorrend, amiből kiderül, hogy a csapat milyen feladatokat tart lényegesnek, és mi mellett tud elköteleződni.
Fontos, hogy ezt csak akkor használd vezetőként, ha hajlandó vagy a döntés alá vetni magadat, és nem akarod érvényesíteni az akaratodat.
SÜRGŐS-FONTOS
A klasszikus felosztás. Vagyis a feladatok határideje szerint feloszthatjuk sürgős és nem sürgős feladatokra, lényegességük szerint pedig fontosnak és nem fontosnak.
Így négy kategóriába tudjuk a feladatainkat sorolni:
a) sürgős-fontos
b) sürgős-nem fontos
c) nem sürgős-fontos
d) nem sürgős-nem fontos
A vállalkozói időzavarnak a klasszikus oka, hogy nem a c-típusú feladatokkal foglalkoznak a vállalkozók, hanem inkább az a) vagy b) kategóriába esőkkel.
Igazából ennek az az oka, hogy nem is rangsorolják ebből a szempontból a feladataikat. Se rövid, se hosszú távon.
Hanem csak rohannak és intézik a feladataikat, és kiadják a kezükből az irányítást.
Ezt a helyzetet egyféleképpen lehet felszámolni. Ha meghozza azt a döntést, hogy fegyelmezettek leszünk és hagyjuk elúszni a sürgős-nem fontos feladatokat és a felszabaduló időt szisztematikusan a fontos-nem sürgős feladatokra fordítjuk. Hiszen így egy idő után nagymértékben lecsökken a sürgős-fontos kategóriába eső teendők száma.
TIPPEK:
- ha összegyűjtötted a feladataidat és rangsoroltad a sürgős és fontos kategóriák szerint, akkor a fontos feladatokat írd át egy külön listára, így a fókuszodat könnyebben rajtuk tudod tartani, mintha vegyesen szerepelnének egy listán
- mivel időnk véges ezért valahol meg kell húzni a határt, ezért érdemes kiválasztanod az első 3-5 legfontosabb feladatot, ami közül egyik szigorúan kapcsolódjon a családhoz, de az összes többit vegyük le a listáról, sőt ha olyan sürgős feladat jelentkezik, ami egyik a listán szereplő fontos feladathoz sem tartozik, akkor ne foglalkozzunk vele
- igyekezz a sürgős feladatok listáját lerövidíteni, ne akarj mindent te megoldani, amit tudsz delegálj, ha pedig egyedül vagy, akkor mindig azokat a feladatokat végezd el, amik a legnagyobb hasznossággal bírnak, illetve, amiket csak te tudsz elvégezni, a többire alkalmazhatsz alvállalkozókat is
- a fontos feladatok megoldása közben legyél offline, vagyis kapcsolódj le az internetről, kapcsold ki a telefont, és adj magadnak 2x50 percet a feladat megoldására, a kérdések megválaszolására, ez a nyugodt légkör óriási mértékben javítja a hatékonyságunkat
Kapod a tippeket, de még nincs is terved?
Szeretnél, csak nem tudod, hogyan is állíts össze egy profi cselekvési tervet a vállalkozásodnak? Segítek lépésről lépésre felépíteni azt a tervet, ami eljuttat a célodhoz. Ehhez már csak annyit kell tenned, hogy ide kattintasz!